Flexibel werken

Flexibel werken is mogelijk de meest populaire, en ook meest budgetvriendelijke en snelst in te voeren maatregel om de combinatie werk-privé te verbeteren.

Opgelet: Flexibel werken houdt niet automatisch een verbetering van de combinatie werk-privé in. Flexibel werken kan ook de scheiding tussen werk en privé doen vervagen. De maatregelen tijdig evalueren en te allen tijde hierover een open communicatie met je werknemers behouden, kan mogelijke risico’s voorkomen.

Uiteraard is flexibel werken niet voor elke functie vanzelfsprekend of zelfs mogelijk. Om het werk te flexibiliseren kunnen er echter heel wat verschillende maatregelen of acties ondernomen worden. Hieronder worden enkele verder toegelicht. Het is aan jou als werkgever, samen met je werknemers, om na te gaan welke maatregelen het beste aansluiten bij de specifieke noden en werksituatie.

Voer flexibele uurroosters in.

Veel ondernemingen kiezen ervoor om een systeem van glijdende uren in te voeren. Werknemers mogen hun eigen start- en einduur van de werkdag kiezen, binnen een bepaalde tijdsspanne. Je kan je werknemers bijvoorbeeld laten starten tussen 8 uur en 10 uur en respectievelijk laten eindigen tussen 16 uur en 18 uur.

Dit is niet alleen handig voor collega’s die lange afstanden moeten pendelen, maar ook voor ouders die het naar school brengen of van school halen van de kinderen dan beter kunnen organiseren.

Je kan er ook voor kiezen om uurroosters tijdelijk aan te passen, te werken met plus- en minuren. Dit kan handig zijn voor bijvoorbeeld seizoensgebonden ondernemingen (wintersportwinkels, ijsverkopers, horecazaken, …). Waak er echter voor dat je binnen de wettelijke termijnen blijft en vraag dus niet te veel plusuren van je werknemers. Op het einde van het jaar mag je werkneemster/werknemer gemiddeld niet meer dan 38 uren per week gepresteerd hebben. Bespreek dit ook steeds met hen.

Enkele wettelijke zaken:

De wekelijkse arbeidsduur mag maximaal schommelen tussen 5 uur boven en 5 uur onder de normale wekelijks arbeidsduur (namelijk 38 uren, in de meeste ondernemingen).
De wekelijkse grens is 45 werkuren.
De dagelijkse arbeidsduur mag maximaal 2 uur boven en 2 uur onder de normale dagelijkse arbeidsduur liggen (namelijk 7u36, in de meeste ondernemingen).
De dagelijkse grens ligt op 9 werkuren.

Om flexibele uurroosters in te voeren, moet je deze in het arbeidsreglement vastleggen of moet er een cao op ondernemingsniveau worden afgesloten. Meer informatie over arbeidsduur en rusttijden kan je terugvinden op de website van FOD WASO.

Maak ‘zelfroosteren’ mogelijk in je bedrijf.

Laat je werknemers zelf hun uurrooster plannen in functie van de combinatie werk-privé en zorg dat het aantal werknemers is afgestemd op het werkaanbod en vragen van klanten. Zelfroosteren heeft zijn oorsprong in Zweden en wint ook in België aan populariteit en wordt vaak gebruikt in ondernemingen die werken met ploegensystemen. Zelfroosteren is een manier om de verschillende en persoonlijke wensen van werknemers – zoals oudere werknemers die liever geen nachtshiften meer doen, jongere werknemers zonder kinderen die juist nachtshiften verkiezen vanwege het extra loon, werknemers met kinderen die hun werktijden willen afstemmen op de schooltijden – zo veel mogelijk op elkaar te kunnen afstemmen.

Zelfroosteren omvat meestal 3 stappen:

Werknemers stellen binnen de vooropgestelde bezettingseisen en de tijdsregels van de sociale wetgeving hun eigen ideale uurrooster op, volledig los van anderen. Vaak wordt hier vertrokken van een basisschema, dat dan kan aangepast worden.
Werknemers gaan in onderling overleg de verschillende ideale uurroosters samenleggen en schuiven waar nodig. Wie kan er wel een uurtje vroeger starten of een vrije dag wisselen? Hierbij kan het handig zijn te registreren wie het eigen ideale uurrooster heeft aangepast, zodat je deze werkneemster/werknemer bij een volgende keer voorrang kan geven.
De overgebleven discussie- of knelpunten worden doorgehakt door de teamleider, de direct leidinggevende of een planner. Het definitieve rooster wordt tijdig bekend gemaakt, bijvoorbeeld een maand op voorhand.

Zelfroosteren kan heel wat voordelen opleveren, zoals een betere combinatie werk-privé, een grotere motivatie, een grotere betrokkenheid en grotere productiviteit. Het kan evenwel een uitdaging zijn om zelfroosteren in te voeren, zeker in een opstartfase. Zo kan het leiden tot een splitsing van ‘vaste’ teams en de creatie van extra administratie, werklast en verantwoordelijkheid voor de direct leidinggevende. Je kan je tijdig voorbereiden op deze potentiële uitdagingen door open communicatie en door het voorzien van een gepaste opleiding voor leidinggevenden. Het beschikken over speciaal hiervoor ontworpen software is aan te raden.

Voer een vierdagen werkweek in.

Je kan ervoor kiezen om in je onderneming een vierdagenweek in te voeren, zodat je werknemers wel hetzelfde aantal uren blijven presteren (en de productie hier dus niet onder lijdt) maar zij wel een volledig dag of twee halve dagen vrij zijn om aan hun gezin te spenderen.

Een ‘vierdagenweek’ kan volgens twee regimes worden ingedeeld, waarbij de wekelijkse arbeidsduur gespreid wordt,

hetzij over vier arbeidsdagen per week (bijvoorbeeld 4 keer 9 uur/dag);
hetzij over vijf arbeidsdagen per week, maar dan in een stelsel met drie volledige en twee halve arbeidsdagen per week (bijvoorbeeld 3 keer 9 uur/dag en 2 keer 4,5 uur/dag).

Meer informatie omtrent de vierdagenweek kan je terugvinden op de website van de FOD WASO.

Stel je werkuren in volgens schoolbel- of co-ouderschapscontracten.

Schoolbelcontracten zijn overeenkomsten waarbij enkel gewerkt wordt binnen de schooluren. Zo hebben ouders de mogelijkheid om hun kinderen naar school te brengen en hen te gaan ophalen zonder buitenschoolse opvang te moeten voorzien.

Opgelet: Dit zijn deeltijdse contracten, maar de werkuren leunen al meer aan bij een voltijdse job. Er wordt slechts een deel van de voormiddag en een deel van de namiddag opgegeven, daar waar gewone deeltijdse contracten meestal met halve of volledige dagen werken en de arbeidsduur in de praktijk dus niet zo flexibel is. Bovendien wordt er op deze manier minder aan het loon geraakt.

Een co-ouderschapscontract houdt rekening met het feit dat bepaalde gescheiden ouders de kinderen om de week onder hun hoede hebben. Het laat toe dat de werkneemster/werknemer minder werkt in de week dat de kinderen bij haar of hem zijn, en langere dagen presteert in de andere week. Dit gebeurt door te werken met een variabel uurrooster over een cyclus van 2 weken.

Uiteraard is deze vorm van variabele uurroosters ook mogelijk voor mensen met een andere gezinssituatie die ook een zekere vorm van flexibiliteit vereist, bijvoorbeeld als men een partner heeft die in ploegen werkt of die op geregelde tijdstippen voor haar/zijn werk naar het buitenland moet.

Laat je werknemers thuiswerken.

Een maatregel die niemand nog onbekend is, is het thuiswerk. Het laat je werkneemster/werknemer toe het werk- en privéleven beter af te stemmen. Door hun werktijd zelf te organiseren kunnen zij de kinderen wel naar school brengen of moeten ze afspraken die enkel tijdens de werkuren kunnen doorgaan niet annuleren. Bovendien verliezen ze geen tijd met het pendelen.

Deze maatregel kan er vaak voor zorgen dat je werkneemster/werknemer toch niet deeltijds gaat werken en je nog steeds voltijds op haar/hem kan rekenen.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen occasioneel (zeer uitzonderlijk, bijvoorbeeld voor een doktersbezoek of door een treinstaking) en structureel (met een vaste regelmaat, bijvoorbeeld 1 dag in de week) thuiswerk.

Leg de maatregel tot thuiswerk vast in het arbeidsreglement, dit is wettelijk verplicht voor structureel thuiswerken. Hierbij kan je aangeven welk soort werk in aanmerking komt voor thuiswerk, het maximum aantal dagen, situaties waarin het niet kan om thuis te werken, welke werkinstrumenten je ervoor ter beschikking stelt, enzovoort. Bepaal ook of je als werkgever tussenkomt in de kosten voor een thuiskantoor (bijvoorbeeld internetverbinding, verwarming en elektriciteit) en op welke manier. Dit kan je doen door maandelijks een vaste vergoeding uit te betalen.

Voor meer informatie rond het opzetten van thuiswerk kan je terecht bij je sociaal secretariaat.

Opgelet: Omgaan met thuiswerk vraagt wel wat eigen verantwoordelijkheid van de werkneemster/werknemer. Een goede begeleiding en opvolging door de (direct) leidinggevende, zeker in het begin, is daarom noodzakelijk. Het is echter belangrijk te coachen op resultaten (output) en niet op aantal gepresteerde uren. Te veel controle kan dan weer het vertrouwen tussen jou als werkgever en je werknemers schaden.

Behoud het thuiswerken ook als een vrijwillige optie. Iedere werkneemster/werknemer maakt best voor zichzelf uit waar zij/hij het efficiëntste kan werken en hoe de combinatie werk-privé optimaal kan ingevuld worden.

Opgelet: Bewaak bij thuiswerk ook het recht op de-connectie. Maak hierrond de verwachtingen vooraf duidelijk. Verdere ideeën kan je hierover terugvinden bij deel 3, ‘de-connectie’.

Laat je werknemers flexwerken of decentraal werken.

Flexwerken betekent dat je werkneemster/werknemer op een andere plek werkt dan thuis of het ‘vaste’ bureau. Dit kan een co-working space zijn, bijvoorbeeld in een stad waar veel van je werknemers wonen, of een andere (regionale) afdeling van het bedrijf.

Flexwerken biedt een alternatief voor thuiswerk, bijvoorbeeld voor werknemers die zich thuis moeilijk kunnen concentreren of voor werknemers die kantoormateriaal nodig hebben dat thuis niet aanwezig is.

Bovendien bespaart de werkneemster/werknemer op pendeltijd en biedt het mogelijkheden om werk en privé beter op elkaar af te stemmen.

Net zoals bij thuiswerk, leg je de maatregel tot flexwerken vast in het arbeidsreglement. Voor meer informatie rond het opzetten van flexwerken kan je terecht bij je sociaal secretariaat.

Plan vergaderingen binnen familievriendelijke uren.

Om de combinatie werk-privé van je werknemers te bevorderen, kan je vastleggen dat vergaderingen niet vóór een bepaald uur mogen starten, bijvoorbeeld 9u30, en niet later dan een bepaald uur mogen eindigen, bijvoorbeeld 15u30.

Op die manier hebben werknemers in je onderneming voldoende tijd om hun kind(eren) naar school te brengen en van school te halen, of bijvoorbeeld tijdig tot bij de apotheek te geraken, zonder dat zij daarvoor een deel van de vergadering moeten missen en hun waardevolle input verloren gaat.

Deze maatregel kan er bijkomend voor zorgen dat er wordt nagedacht over hoe men zo efficiënt mogelijk kan vergaderen, zoals het voldoende voorbereiden van de vergadering, niet te veel uit te wijden over onbelangrijke zaken, enzovoort.

Job sharing of duobanen (of triobanen)

Een vaak gekozen maatregel door werknemers om werk en privé beter te combineren is deeltijds werk. Als werkgever is dit niet altijd gemakkelijk te organiseren en op te vangen. Het invoeren van duo- of triobanen kan daar een oplossing voor bieden.

Bij een duobaan nemen 2 deeltijdse werknemers samen één voltijdse job in en delen ze de verantwoordelijkheden. Er moet dus een goede afstemming zijn tussen de werknemers, die beide verantwoordelijk zijn voor het gemeenschappelijke eindresultaat.

Duobanen kunnen ook ingevoerd worden bij ondernemingen die werken met ploegendiensten. Zo kan een werkneemster/werknemer met voorkeur voor de nachtdienst in duobaan gezet worden met een werkneemster/werknemer die een voorkeur heeft voor de dagdienst.

Triobanen gaan nog een stap verder. Hierbij gaan 3 werknemers samen 2 voltijdse jobs innemen; ze werken dan elk nog 2/3^e. Ook hier kan gewerkt worden met gedeelde verantwoordelijkheid en moet er een goede afstemming van de planning zijn.

Duobanen en triobanen komen tegemoet aan de vraag naar deeltijds werk voor de werkneemster/werknemer, maar garanderen voor jou als werkgever dat er opvolging is voor de uitvoering van de taken. Door de verantwoordelijkheid voor de planning en de verdeling van de taken bij de werknemers binnen de duo- of triobaan zelf te leggen, wordt de flexibiliteit gegarandeerd.

Opgelet: Omgaan met een gedeelde verantwoordelijkheid binnen een duo- of triobaan vraagt wel wat ervaring van de werknemers. Een goede begeleiding en opvolging door de (direct) leidinggevende, zeker in het begin, is daarom noodzakelijk. Het is echter belangrijk te coachen op resultaten (output) en niet op aantal gepresteerde uren. Te veel controle kan dan weer het vertrouwen tussen jou als werkgever en je werknemers schaden.