Flexibles Arbeiten

Flexible Arbeitszeiten sind möglicherweise die beliebteste sowie die budgetfreundlichste und am schnellsten umzusetzende Maßnahme zur Verbesserung der Work-Life-Balance.

Achtung: Flexible Arbeit bedeutet nicht automatisch eine Verbesserung der Work-Life-Balance. Flexible Arbeit kann auch die Trennung zwischen Arbeit und Privatleben verwischen. Eine rechtzeitige Evaluierung der Maßnahmen und eine jederzeit offene Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern kann potenziellen Risiken vorbeugen.

Natürlich ist flexibles Arbeiten nicht für jede Funktion selbstverständlich oder gar möglich. Um die Arbeit flexibler zu gestalten, können jedoch viele verschiedene Maßnahmen oder Aktionen ergriffen werden. Auf einige wird untenstehend ausführlicher eingegangen. Es liegt an Ihnen als Arbeitgeber, zusammen mit Ihren Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen zu bestimmen, welche Maßnahmen am besten auf die spezifischen Bedürfnisse und die Arbeitslage abgestimmt sind.

Führen Sie flexible Zeitpläne ein.

Viele Unternehmen entscheiden sich für die Einführung der gleitenden Arbeitszeit. Die Beschäftigten können innerhalb eines bestimmten Zeitraums ihre eigene Anfangs- und Endzeit des Arbeitstages wählen. Beispielsweise können Sie Ihre Mitarbeiter/-innen zwischen 8.00 und 10.00 Uhr beginnen und zwischen 16.00 und 18.00 Uhr enden lassen.

Dies ist nicht nur für die Kollegen nützlich, die weite Strecken pendeln müssen, sondern auch für Eltern, die den Transport ihrer Kinder zur oder von der Schule besser organisieren können.

Sie können sich auch dafür entscheiden, die Zeitpläne vorübergehend anzupassen, indem Sie mit Plus- und Minusstunden arbeiten. Dies kann z. B. für Saisonbetriebe (Wintersportgeschäfte, Eisdielen, Hotel- und Gaststättengewerbe usw.) nützlich sein. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie sich an die gesetzlichen Fristen halten und nicht zu viele Überstunden von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verlangen. Am Ende des Jahres darf Ihr(e) Mitarbeiter/-in im Durchschnitt nicht mehr als 38 Stunden pro Woche gearbeitet haben. Besprechen Sie dies auch immer mit ihnen.

Einige gesetzliche Aspekte:

Die wöchentliche Arbeitszeit kann höchstens zwischen 5 Stunden über und 5 Stunden unter der normalen wöchentlichen Arbeitszeit schwanken (in den meisten Unternehmen nämlich 38 Stunden).
Die wöchentliche Obergrenze liegt bei 45 Arbeitsstunden.
Die tägliche Arbeitszeit kann höchstens zwischen 2 Stunden über und 2 Stunden unter der normalen täglichen Arbeitszeit schwanken (in den meisten Unternehmen nämlich 7 Stunden und 36 Minuten).
Das Tageslimit beträgt 9 Arbeitsstunden.

Zur Einführung flexibler Zeitpläne müssen Sie sie in den Arbeitsvorschriften festschreiben oder ein Tarifabkommen auf Unternehmensebene abschließen. Weitere Informationen über Arbeits- und Ruhezeiten finden Sie auf der Website des FÖD BASK.

Aktivieren Sie die „Selbstgestaltung des Dienstplans“ in Ihrem Unternehmen.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter/-innen ihre Arbeitszeiten selbst auf ihre Work-Life-Balance abstimmen und stellen Sie sicher, dass die Beschäftigtenzahl auf das Arbeitsangebot und die Fragen der Kunden abgestimmt ist Die Selbstgestaltung des Dienstplans hat ihren Ursprung in Schweden und erfreut sich auch in Belgien zunehmender Beliebtheit und wird häufig in Unternehmen eingesetzt, die mit Schichtsystemen arbeiten. Die Selbstplanung ist eine Möglichkeit, die unterschiedlichen und persönlichen Wünsche der Beschäftigten – wie z. B. ältere Beschäftigte, die lieber keine Nachtschichten mehr machen wollen, jüngere Beschäftigte ohne Kinder, die wegen des Zuschlags lieber Nachtschichten machen, Beschäftigte mit Kindern, die ihre Arbeitszeit an die Schulzeit anpassen wollen – so weit wie möglich miteinander in Einklang zu bringen.

Die Selbstgestaltung des Dienstplans umfasst in der Regel 3 Schritte:

Völlig unabhängig von anderen erstellen die Mitarbeiter/-innen ihren eigenen idealen Zeitplan innerhalb der vorgegebenen Belegungsvorgaben und der Zeitregeln der Sozialgesetzgebung. Häufig wird hier von einem Basisschema ausgegangen, das dann angepasst werden kann.
In gegenseitigem Einvernehmen stellen die Mitarbeiter/-innen die verschiedenen idealen Zeitpläne zusammen und verschieben sie bei Bedarf. Wer kann eine Stunde früher beginnen oder einen freien Tag tauschen? Es kann nützlich sein, zu registrieren, wer seinen eigenen idealen Stundenplan angepasst hat, so dass Sie diesem/dieser Arbeitnehmer/-in beim nächsten Mal den Vorrang geben können.
Die verbleibenden Diskussionen oder Engpässe werden von dem/der Teamleiter/-in, dem/der unmittelbaren Vorgesetzten oder einem/einer Planer/-in durchgeschnitten. Der endgültige Zeitplan wird rechtzeitig bekannt gegeben, z. B. einen Monat im Voraus.

Die Selbstgestaltung des Dienstplans kann viele Vorteile mit sich bringen, wie z. B. eine bessere Kombination von Berufs- und Privatleben, größere Motivation, größeres Engagement und höhere Produktivität. Es kann jedoch eine Herausforderung sein, die Selbstgestaltung des Dienstplans einzuführen, insbesondere in der Startphase. Dies kann zu einer Spaltung der „festen“ Teams und zur Schaffung zusätzlicher Verwaltung, Arbeitsbelastung und Verantwortung für den/die direkte(n) Vorgesetzte(n) führen. Sie können sich rechtzeitig auf diese potentiellen Herausforderungen vorbereiten, indem Sie sich durch offene Kommunikation und geeignete Schulungen für Führungskräfte auf sie vorbereiten. Es wird empfohlen, dass Sie über eine speziell für diesen Zweck entwickelte Software verfügen.

Führen Sie eine viertägige Arbeitswoche ein.

Sie können sich dafür entscheiden, in Ihrem Unternehmen eine Vier-Tage-Woche einzuführen, so dass Ihre Mitarbeiter weiterhin die gleiche Anzahl von Stunden leisten (und die Produktion nicht darunter leidet), aber sie können einen ganzen oder zwei halbe Tage mit ihren Familien verbringen.

Eine „Vier-Tage-Woche“ lässt sich in zwei Modellen organisieren, wobei die Wochenarbeitszeit gestaffelt ist,

entweder vier Arbeitstage pro Woche (z. B. 4 mal 9 Stunden/Tag);
oder fünf Arbeitstage pro Woche, aber in einem System von drei vollen und zwei halben Tagen in der Woche (z. B. 3 mal 9 Stunden/Tag und 2 mal 4,5 Stunden/Tag).

Weitere Informationen über die Vier-Tage-Woche finden Sie auf der Website des FÖD BASK.

Stimmen Sie Ihre Arbeitszeiten auf Schulzeitpläne oder Mitelternverträge ab.

Bei einem Schulzeitplanvertrag wird nur während der Schulstunden gearbeitet. Dies gibt Eltern die Möglichkeit, ihre Kinder zur Schule zu bringen und abzuholen, ohne dass sie für außerschulische Betreuung sorgen müssen.

Achtung: Es handelt sich um Teilzeitverträge, aber die Arbeitszeiten schließen schon eher an eine Vollzeitbeschäftigung an. Es wird nur ein Teil des Vormittags und ein Teil des Nachmittags aufgegeben, während es bei regulären Teilzeitverträgen in der Regel um halbe oder ganze Arbeitstage geht, wodurch die Arbeitszeiten in der Praxis nicht sehr flexibel sind. Darüber hinaus werden auf diese Weise die Auswirkungen auf die Löhne verringert.

Ein Mitelternvertrag berücksichtigt die Tatsache, dass sich bestimmte geschiedene Eltern jede zweite Woche um die Kinder kümmern. Sie ermöglicht es dem/der Arbeitnehmerin, in der Woche, in der die Kinder bei ihm oder ihr sind, weniger zu arbeiten und in der anderen Woche längere Tage zu leisten. Dies geschieht durch die Arbeit mit einem variablen Zeitplan über einen Zyklus von 2 Wochen.

Natürlich ist diese Form der variablen Stundenpläne auch für Personen mit einer anderen familiären Situation möglich, die ebenfalls eine gewisse Flexibilität erfordert, z. B. wenn der/die Partnerin im Schichtdienst arbeitet oder arbeitsbedingt regelmäßig ins Ausland gehen muss.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten.

Eine Maßnahme, die niemandem mehr unbekannt ist, ist Telearbeit. Sie ermöglicht es Ihrem/Ihrer Arbeitnehmer/-in, Berufs- und Privatleben besser miteinander zu vereinbaren. Indem sie ihre Arbeitszeiten selbst organisieren, können sie die Kinder zur Schule bringen oder sie müssen keine Termine absagen, die nur während der Arbeitszeit stattfinden können. Außerdem verschwenden sie keine Zeit beim Pendeln.

Durch diese Maßnahme braucht Ihr(e) Mitarbeiter/-in oft nicht auf Teilzeit umzuschalten, so dass Sie sich weiterhin ganztags auf ihn/sie verlassen können.

Es wird unterschieden zwischen gelegentlicher (sehr außergewöhnlicher, z. B. für einen Arztbesuch oder aufgrund eines Zugstreiks) und struktureller (regelmäßiger, z. B. 1 Tag pro Woche) Telearbeit.

Legen Sie die Telearbeitsregeln in der Betriebsordnung fest, dies ist eine gesetzliche Verpflichtung für strukturelle Telearbeit. Sie können angeben, welche Tätigkeiten für Telearbeit in Frage kommen, die maximale Anzahl von Tagen, Situationen, in denen es nicht möglich ist, von zu Hause aus zu arbeiten, welche Arbeitsmittel Sie zur Verfügung stellen usw. Bestimmen Sie auch, ob und in welcher Weise Sie sich als Arbeitgeber an den Kosten für ein Home-Office (z. B. Internetanschluss, Heizung und Strom) beteiligen. Sie können dies tun, indem Sie eine feste monatliche Entschädigung zahlen.

Für weitere Informationen über die Einrichtung von Heimarbeit wenden Sie sich bitte an Ihr Sozialsekretariat.

Achtung: Der Umgang mit Telearbeit erfordert eine gewisse Eigenverantwortung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin. Eine gute Begleitung und Überwachung durch den (direkten) Vorgesetzten, insbesondere zu Beginn, ist daher notwendig. Es ist jedoch wichtig, das Coaching auf die Ergebnisse (Output) und nicht auf die Anzahl der Arbeitsstunden auszurichten. Zu viel Kontrolle kann dem Vertrauen zwischen Ihnen als Arbeitgeber/-in und Ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern schaden.

Bieten Sie Telearbeit auch als freiwillige Option an. Jede(r) Arbeitnehmer/-in entscheidet selbst, wo er/sie am effizientesten arbeiten kann und wie die Kombination von Arbeit und Privatleben optimiert werden kann.

Achtung: Beachten Sie bei der Telearbeit auch das Recht auf „Abschalten“. Sorgen Sie dafür, dass die Erwartungen in dieser Hinsicht von Anfang an deutlich sind. Weitere Ideen finden sich in Teil 3, „Abschalten“.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter/-innen flexibel oder dezentral arbeiten.

Flexibles Arbeiten bedeutet, dass Ihr(e) Arbeitnehmer/-in an einem anderen Ort als zu Hause oder im „festen“ Büro arbeitet. Dabei kann es sich um Coworking-Büroplätze handeln, z. B. in einer Stadt, in der viele Ihrer Mitarbeiter/-innen leben, oder in einer anderen (regionalen) Abteilung des Unternehmens.

Flex Working bietet eine Alternative zum Arbeiten von zu Hause aus, z. B. für Mitarbeiter/-innen, die sich zu Hause nur schwer konzentrieren können oder, die Bürogeräte benötigen, die zu Hause nicht zur Verfügung stehen.

Darüber hinaus spart der/die Arbeitnehmerin Zeit beim Pendeln und hat mehr Möglichkeiten, Berufs- und Privatleben besser miteinander zu vereinbaren.

Wie bei der Heimarbeit werden die Regeln für Flex Working in der Betriebsordnung festgesetzt. Für weitere Informationen über die Einrichtung von Flex Working wenden Sie sich bitte an Ihr Sozialsekretariat.

Planen Sie Versammlungen innerhalb familienfreundlicher Zeiten.

Um die Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeiter/-innen zu fördern, können Sie festlegen, dass Besprechungen nicht vor einer bestimmten Stunde, z. B. 9:30 Uhr, beginnen und nicht später als zu einer bestimmten Stunde, z. B. 15:30 Uhr, enden dürfen.

Auf diese Weise haben die Mitarbeiter/-innen in Ihrem Unternehmen genügend Zeit, ihr(e) Kind(er) zur Schule zu bringen und abzuholen oder z. B. pünktlich in der Apotheke zu sein, ohne dass sie einen Teil der Versammlung verpassen müssen und ihr wertvoller Beitrag verloren geht.

Diese Maßnahme kann auch sicherstellen, dass darüber nachgedacht wird, wie die Versammlungen so effizient wie möglich geführt werden können, wie z. B. eine angemessene Vorbereitung der Versammlung, nicht zu viel Zeit zu unwichtigen Angelegenheiten verschwenden und so weiter.

Jobsharing oder Duo-Jobs (oder Trio-Jobs)

Eine von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern häufig gewählte Maßnahme, um Beruf und Privatleben besser miteinander zu vereinbaren, ist die Teilzeitarbeit. Als Arbeitgeber/-in ist dies nicht immer leicht zu organisieren und einzuordnen. Die Einführung von Jobsharing in der Form von Duo- oder Trios-Jobs kann hierfür eine Lösung bieten.

Im Falle eines Duo-Jobs übernehmen 2 Teilzeitbeschäftigte gemeinsam eine Vollzeitstelle und teilen sich die Verantwortung. Daher muss es eine gute Koordination zwischen den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern geben, die beide für das gemeinsame Endergebnis verantwortlich sind.

Jobsharing kann auch in Unternehmen eingeführt werden, die im Schichtbetrieb arbeiten. Beispielsweise kann ein(e) Mitarbeiter/-in mit einer Präferenz für die Nachtschicht sich einen Duo-Job mit einem/einer Mitarbeiter/-in mit einer Präferenz für die Tagesschicht teilen.

Trio-Jobs gehen noch einen Schritt weiter. Hier teilen sich 3 Angestellte zusammen 2 Vollzeitarbeitsplätze, wobei sie jeweils noch zu 2/3 arbeiten. Auch hier ist es möglich, mit geteilter Verantwortung zu arbeiten, und es muss eine gute Koordination der Planung gegeben sein.

Duo-Jobs und Trio-Jobs entsprechen der Nachfrage nach Teilzeitarbeit für den/die Arbeitnehmerin, garantieren aber für Sie als Arbeitgeber/-in, dass die Ausführung der Aufgaben überwacht wird. Durch die Übertragung der Verantwortung für die Planung und Verteilung der Aufgaben auf die Mitarbeiter innerhalb des Duo- oder Trio-Jobs selbst ist die Flexibilität gewährleistet.

Achtung: Der Umgang mit einer geteilten Verantwortung innerhalb eines Duo- oder Trio-Jobs erfordert von den Mitarbeitern eine gewisse Erfahrung. Eine gute Begleitung und Überwachung durch den (direkten) Vorgesetzten, insbesondere zu Beginn, ist daher notwendig. Es ist jedoch wichtig, das Coaching auf die Ergebnisse (Output) und nicht auf die Anzahl der Arbeitsstunden auszurichten. Zu viel Kontrolle kann dem Vertrauen zwischen Ihnen als Arbeitgeber/-in und Ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern schaden.