Travail flexible

Introduisez des horaires variables.

De nombreuses entreprises choisissent de mettre en place un système d’horaires variables. Les travailleuses-eurs sont autorisé-e-s à déterminer leur propre heure de début et de fin de la journée de travail, dans une tranche déterminée. Par exemple, vous pouvez permettre à vos travailleuses-eurs de commencer leur journée de travail entre 8 heures et 10 heures et de terminer entre 16 heures et 18 heures respectivement.

Ce système est pratique non seulement pour les collègues qui doivent parcourir de longues distances, mais aussi pour les parents qui peuvent mieux s’organiser pour conduire leurs enfants à l’école et aller les rechercher.

Vous pouvez également choisir d’adapter temporairement les horaires, de travailler avec des heures en plus ou en moins en fonction des périodes. Cela peut être utile, par exemple, pour les entreprises saisonnières (magasins de sports d’hiver, glaciers, établissements horeca, etc.). Veillez toutefois à respecter les délais légaux et à ne pas exiger trop d’heures supplémentaires de vos travailleuses-eurs. À la fin de l’année, votre travailleuse-eur ne peut pas avoir presté plus de 38 heures par semaine en moyenne. Discutez-en toujours avec elles/eux.

Quelques points juridiques :

• Le temps de travail hebdomadaire peut varier dans une limite de 5 heures de plus ou de moins qu’un horaire hebdomadaire normal (38 heures, dans la plupart des entreprises).
• La limite hebdomadaire est fixée à 45 heures de travail.
• La durée d’une journée de travail peut varier dans une limite de 2 heures de plus ou de moins qu’une journée de travail normale (7 heures 36, dans la plupart des entreprises).
• La limite journalière est fixée à 9 heures de travail.

Pour instaurer des horaires de travail flexibles, il faut les intégrer dans le règlement de travail ou conclure une convention collective de travail au niveau de l’entreprise. Vous trouverez de plus amples informations sur la durée du travail et le temps de repos sur le site internet du SPF ETCS.

Rendez la planification autonome des horaires de travail possible dans votre entreprise.

Laissez vos travailleuses-eurs planifier elles/eux-mêmes leurs horaires en fonction de la conciliation entre vie professionnelle et vie privée et veillez à ce que le nombre de travailleuses-eurs soit en adéquation avec l’offre de travail et les demandes des clients. La planification autonome des horaires de travail trouve son origine en Suède et gagne également en popularité en Belgique. Elle est souvent utilisée dans les entreprises travaillant avec des systèmes d’équipes. La planification autonome des horaires est un moyen de répondre aux souhaits différents et personnels des travailleuses-eurs – par exemple les travailleuses-eurs plus âgé-e-s qui préfèrent ne plus faire de travail de nuit, les jeunes travailleuses-eurs sans enfants qui préfèrent justement faire du travail de nuit en raison de la rémunération supplémentaire, les travailleuses-eurs avec enfants qui veulent aligner autant que possible leurs horaires de travail sur les horaires scolaires.

La planification autonome des horaires comprend généralement 3 étapes :

• Les travailleuses-eurs établissent en toute indépendance leur propre horaire idéal tout en respectant les exigences prédéfinies en matière d’occupation et les règles en termes de temps imposées par la législation sociale. Pour ce faire, elles/ils utilisent généralement un schéma de base, qui peut ensuite être adapté.
• Les travailleuses-eurs se concertent afin de mettre en commun leurs différents horaires idéaux et les modifier si nécessaire. Qui peut commencer une heure plus tôt ou changer un jour de congé ? Il peut être utile d’enregistrer la personne qui a adapté son propre horaire idéal, afin de donner la priorité à ce-tte travailleuse-eur la prochaine fois.
• Les points de discussion ou les problèmes qui persistent sont traités par la/le chef-fe d’équipe, la/le supérieur-e direct-e ou un-e planificatrice-eur. L’horaire définitif est communiqué en temps utile, par exemple un mois à l’avance.

La planification autonome des horaires peut apporter de nombreux avantages, tels qu’une meilleure conciliation entre travail et vie privée, une plus grande motivation, une plus grande implication et une plus grande productivité. Cependant, l’introduction de la planification autonome peut représenter un défi, surtout durant la phase de démarrage. Par exemple, elle peut conduire à une séparation entre les équipes « fixes » et engendrer de l’administration, une charge de travail et une responsabilité supplémentaires pour la/le responsable direct-e. Vous pouvez vous préparer à temps à ces défis potentiels en mettant en place une communication ouverte et en prévoyant une formation appropriée pour le personnel dirigeant. Il est conseillé de disposer d’un logiciel spécialement conçu à cet effet.

Instaurez une semaine de travail de quatre jours.

Vous pouvez opter pour l’instauration, au sein de votre entreprise, d’une semaine de travail de quatre jours, pour que vos travailleuses-eurs continuent à prester le même nombre d’heures (et pour que la production ne soit pas affectée) tout en leur accordant une journée complète ou deux demi-jours qu’elles/ils pourront consacrer à leur famille.

Il existe deux régimes permettant d’instaurer une semaine de quatre jours, en répartissant la durée hebdomadaire de travail

• soit sur quatre jours de travail par semaine (par exemple 4 x 9 heures/jour) ;
• soit sur cinq jours de travail, mais selon un régime de trois jours de travail complets et deux demi-jours de travail par semaine (par exemple 3 x 9 heures/jour et 2 x 4,5 heures/jour).

Vous trouverez de plus amples informations sur la semaine de quatre jours sur le site internet du SPF ETCS.

Fixez vos heures de travail en fonction de contrats sonnerie d’école ou de contrats de coparentalité.

Les contrats de travail calqués sur le rythme scolaire sont des contrats dans le cadre desquels on ne travaille que durant les heures d’école. Cela donne la possibilité aux parents d’amener leurs enfants à l’école et d’aller les rechercher sans devoir prévoir de solution d’accueil extrascolaire.

Attention : Il s’agit de contrats à temps partiel, mais les horaires de travail correspondent davantage à un emploi à temps plein. Seules une partie de la matinée et une partie de l’après-midi tombent, alors que les contrats à temps partiel habituels fonctionnent généralement sur base de demi-journées ou de journées entières et que les horaires de travail ne sont donc pas très flexibles dans la pratique. De plus, le salaire est moins affecté de cette manière.

Un contrat de coparentalité tient compte du fait que certains parents divorcés ont la garde de leurs enfants une semaine sur deux. Il permet à la/au travailleuse-eur de travailler moins pendant sa semaine de garde, et de prester de plus longues journées l’autre semaine. Ce système s’organise sur base d’un horaire variable étalé sur un cycle de deux semaines.

Bien entendu, cette forme d’horaire variable est également possible pour les personnes ayant une autre situation familiale qui requiert également une certaine flexibilité, par exemple lorsque la/le partenaire travaille dans un système d’équipes ou doit se rendre à l’étranger régulièrement pour son travail.

Pour instaurer des horaires flexibles, il faut les déterminer dans le règlement de travail ou conclure une convention collective au niveau de l’entreprise. Vous trouverez de plus amples informations sur la durée du travail et le temps de repos sur le site internet du SPF ETCS.

Permettez à votre personnel de télétravailler.

Le télétravail est une mesure que tout le monde connaît. Il permet à votre travailleuse-eur de mieux concilier vie professionnelle et vie privée. En organisant elles/eux-mêmes leurs horaires de travail, elles/ils peuvent amener les enfants à l’école ou ne sont pas obligé-e-s d’annuler des rendez-vous qui ne peuvent avoir lieu que pendant les heures de travail. De plus, elles/ils ne perdent pas de temps à faire les trajets.

Cette mesure permettra souvent à vos travailleuses-eurs de ne pas opter pour un temps partiel, ce qui vous permettra à votre tour de pouvoir toujours compter sur elles/eux à temps plein.

Une distinction est faite entre le télétravail occasionnel (très exceptionnel, par exemple pour une visite chez le médecin ou en raison d’une grève des trains) et le télétravail structurel (avec une régularité fixe, par exemple 1 jour par semaine).

Consignez la mesure relative au télétravail dans le règlement de travail, c’est une obligation légale pour le télétravail structurel. Vous pouvez indiquer quel type de travail est pris en considération pour le télétravail, le nombre maximum de jours, les situations dans lesquelles il n’est pas possible de télétravailler, les instruments de travail que vous mettez à disposition à cette fin, etc. Déterminez également si, en tant qu’employeur, vous intervenez dans les frais relatifs à un bureau à domicile (par exemple, la connexion internet, le chauffage et l’électricité) et de quelle manière. Vous pouvez par exemple payer une indemnité mensuelle fixe.

Pour plus d’informations sur l’instauration du télétravail, vous pouvez contacter votre secrétariat social.

Attention : La gestion du télétravail exige une certaine responsabilité personnelle de la part de la/du travailleuse-eur. Il est dès lors nécessaire, surtout au début, que la/le supérieur-e hiérarchique direct-e accompagne et suive correctement ses travailleuses-eurs. Il est toutefois important d’encadrer le personnel au niveau des résultats, et non sur le plan des heures prestées. Un contrôle trop marqué peut nuire à la confiance entre vos travailleuses-eurs et vous-même en tant qu’employeur.

Faites en sorte que le télétravail reste un choix. Chaque travailleuse-eur doit idéalement décider elle/lui-même de l’endroit où elle/il peut travailler le plus efficacement et de la façon d’optimaliser la conciliation entre vie professionnelle et vie privée.

Attention : Dans le cadre du télétravail, soyez également attentif au droit à la déconnexion. Précisez les attentes au préalable. Vous trouverez des idées à ce sujet dans la partie 3, « Déconnecter ».

Permettez à votre personnel de travailler de façon flexible ou décentralisée.

Le travail flexible signifie que vos travailleuses-eurs exercent leurs activités à un endroit autre que leur domicile ou le bureau. Il peut s’agir d’un espace de coworking, par exemple dans une ville où beaucoup de vos travailleuses-eurs habitent, ou d’un autre bureau (régional) de l’entreprise.

Le travail flexible est une alternative au télétravail, par exemple pour les travailleuses-eurs qui ont des difficultés à se concentrer à la maison ou pour celles et ceux qui ont besoin de matériel de bureau dont elles/ils ne disposent pas à leur domicile.

De plus, la/le travailleuse-eur gagne du temps au niveau des trajets, ce qui lui permet de mieux concilier travail et vie privée.

Tout comme le télétravail, il convient de consigner la mesure relative au travail flexible dans le règlement de travail. Pour plus d’informations sur l’instauration du travail flexible, vous pouvez vous adresser à votre secrétariat social.

Déterminez la tranche horaire de la journée durant laquelle les réunions peuvent avoir lieu.

Pour favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée de vos travailleuses-eurs, vous pouvez définir que les réunions ne peuvent pas commencer avant une certaine heure, par exemple 9h30, et doivent également se terminer au plus tard à une heure déterminée, par exemple 15h30.

De cette manière, les travailleuses-eurs de votre entreprise ont suffisamment de temps pour amener leur(s) enfant(s) à l’école et aller les rechercher, ou, par exemple, pour arriver à temps à la pharmacie avant la fermeture, sans devoir manquer une partie de la réunion, et perdre ainsi leur précieuse contribution.

De plus, cette mesure peut permettre une réflexion sur la façon de mener les réunions le plus efficacement possible, par exemple en veillant à ce que la réunion soit suffisamment préparée, à ce que l’on ne passe pas trop de temps sur des questions sans importance, etc.

Partage d’emploi (job sharing) à deux ou à trois personnes

Les travailleuses-eurs optent souvent pour le travail à temps partiel pour mieux concilier leurs vies professionnelle et privée. En tant qu’employeur, il n’est pas toujours facile de s’organiser et de s’adapter. L’instauration du partage d’emploi entre deux ou trois personnes peut apporter une solution.

Dans un partage d’emploi entre deux personnes, deux travailleuses-eurs à temps partiel exercent ensemble une seule et même fonction à temps plein et se partagent les responsabilités. Cela requiert donc une bonne coordination entre les travailleuses-eurs, qui sont tou-te-s deux responsables du résultat final commun.

Il est aussi possible d’instaurer un partage d’emploi entre deux personnes dans les entreprises où le travail est organisé en équipes. Cela permet alors d’associer un-e travailleuse-eur qui préfère le service de nuit avec un-e travailleuse-eur qui préfère travailler en journée.

Le partage d’emploi entre trois personnes va encore plus loin. Trois travailleuses-eurs exercent ensemble deux fonctions à temps plein ; chacun-e travaille alors à 2/3. Dans ce cas également, il est possible de travailler avec une responsabilité partagée et le planning doit être consciencieusement mis au point.

Le partage d’emploi entre deux ou trois personnes répond à la demande de temps partiel de la/du travailleuse-eur, mais vous garantit aussi, en tant qu’employeur, un suivi dans l’exécution des tâches. En plaçant la responsabilité du planning et de la répartition des tâches au niveau des travailleuses-eurs qui se partagent l’emploi à deux ou à trois, la flexibilité est garantie.

Attention : La gestion d’une responsabilité partagée dans le cadre d’un partage d’emploi à deux ou à trois personnes exige une certaine expérience de la part des travailleuses-eurs. Il est dès lors nécessaire, surtout au début, que la/le supérieur-e hiérarchique direct-e accompagne et suive correctement ses travailleuses-eurs. Il est toutefois important d’encadrer le personnel au niveau des résultats, et non sur le plan des heures prestées. Un contrôle trop marqué peut nuire à la confiance entre vos travailleuses-eurs et vous-même en tant qu’employeur.